Saker som sociala medier och epost och liknande saker på internet tenderar att ta mer och mer tid från oss. Tid som vi kan lägga på mycket bättre saker. Tid är det mest värdefulla vi har. Allt annat kan man få tillbaka om man blir av med det, pengar, saker, och annat. Men just tid är omöjligt att få tillbaka när vi blivit av med det.

Enligt statistiken lägger vi sammanlagt mellan 5 och 6 år på sociala medier under vår livstid. Det är mycket möjligt att det blir ännu mer, eftersom användandet av mobila plattformar och sociala medier bara ökar för varje år.

Men nog om dessa tråkiga siffror nu. Vi kan nog alla hålla med om att vi lägger lite för mycket tid varje dag på våra kära sociala medier och att kolla eposten hela tiden, eller hur? Åtminstone om man är egen företagare som arbetar framför datorn, blir all denna tid lätt ganska kostsam. 

Här kommer 7 enkla tips om hur man blir mer produktiv:

1. Sätt klara mål varje vecka – och varje morgon – som du vill arbeta på.

Se över dina mål VARJE morgon, och skriv ner de tre viktigaste sakerna som behöver göras den dagen på en post-it lapp. Det ger dig ett skäl att vara mer fokuserad. Ett skäl till att dra ner på bortkastad tid som att vara på sociala medier, och det ger ett speciellt skäl att kunna säga Nej till andra personer när du behöver det.

2. Sköt alla privata telefonsamtal, epost och social medier utanför arbetstiden. 

Det betyder att du bara får sköta dom sakerna antingen före arbetstid, efter arbetstid, eller på en planerad paus under arbetsdagen. Det här kan verka lite hårt, men det hjälper dig att sluta skjuta upp viktiga saker, och att slösa värdefull arbetstid på onödiga saker.

3. Ha en uppsatt plan för sociala medier, och följ den.

Ett exempel för t.ex. LinkedIn kan vara att varje dag  ska man gilla minst en sak, dela minst en sak, och göra ett inlägg som promotar någonting som hjälper ditt företag framåt. Man kan lägga upp liknande planer för alla de andra sociala medierna med. Man arbetar sig systematiskt genom sitt upplägg och gör så att sina profiler på de olika medierna arbetar för att föra ditt företag framåt. Att ha en planering gör även att du vet när du är klar på medierna, och när du ska sluta vara på dom.

4. Använd en timer för att hantera din tid på eposten och sociala medier.

Det finns gott om olika timers och klockor på internet som man kan använda sig av, och du har säkert en på din telefon med. Använd dig av dessa om du gör något privat på sociala medierna på en rast under din arbetsdag. Detta kommer hindra dig från att tappa bort tiden på onödiga saker.

5. Sätt upp speciella tider då du tar itu med epost och sociala medier som handlar om ditt arbete.

Som exempel brukar jag kolla min epost 2 gånger per dag. 20-30 minuter till epost först under arbetsdagen, och 20-30 minuter på slutet av arbetsdagen. Om man behöver mer tid, lägger man bara till 10 minuter på timern. Om det skulle behövas ännu mer tid, gör man en snabb kontroll om det är något brådskande, som t.ex. support för kunder, och svarar på det. Efter det får allt annat vänta till nästa planerade tid för eposten.

På måndagarna kan man lägga lite mer tid till eposten, för att hinna med att vara på allt som kommit in under helgen.

När det gäller sociala medier, kannan lägga 20 minuter på det innan man kollar eposten på morgonen, och ca 10 minuter för en snabb koll efter lunch.

6. Hantera din epost i den ordningen du fått den.

Plocka inte dina favorit- eller enkla meddelanden först. Det som händer när vi plockar de enkla eller mest intressanta epost-meddelandena först, hamnar vi alltid i tidspress när vi ska ta itu med de viktiga eller brådskande sakerna som kommit i vår inbox efteråt. Och ganska ofta försvinner de där viktiga meddelandena i mängden.

7. Försök att bara hantera varje epost en gång.

Vartefter du läser varje meddelande som kommit till din inbox, bestäm dig då för vad du ska göra med det, Läsa det, Radera det, Printa det, Skicka det vidare, Arkivera det, Svara på det, osv. Gör det du beslutar dig för på en gång. Om du inte kan göra det just nu, sätt då en påminnelse om att du ska återvända till det. På det här sättet håller du din inbox ren och under kontroll.

Om vi inte har disciplin och regler för hur vi ska hantera eposten och våra sociala medier, kommer vi slösa bort värdefull tid. Tid som vi i stället kunde lägga på viktigare saker som t.ex. få varat företag att växa. Genom de enkla reglerna jag gav förslag på kan du fokusera på viktigare saker och mål.

Regler är ju till för att brytas. Självklart bör du sätta upp egna regler som passar för just dig. Kanske du har ett mer krävande arbete, och behöver ha en extra paus under dagen då du låter hjärnan vila lite genom att titta vad dina vänner har lagt upp på facebook. Det viktiga är att du har någon typ av regler, annars är det väldigt lätt hänt att du lägger mer tid än vad du tror på sociala medier.

Vad har du för regler för ditt surfande och liknande? Har du några tips på hur du ökar ditt fokus under arbetsdagen som du kan dela med dig av?

%d bloggare gillar detta: